Privatlivspolitik

1. Dataansvarlig

EmballageTjek ApS, Grønløkkevej 8D, 5000 Odense C, CVR 46247191, support@emballagetjek.dk.

Vi er dataansvarlige for de behandlinger, der er beskrevet i denne politik, med den vigtige undtagelse, der fremgår af pkt. 3.

2. To roller, der skal holdes adskilt

Vi behandler personoplysninger i to forskellige roller, og det har betydning for dine rettigheder.

Som dataansvarlig behandler vi oplysninger om vores egne kunder, brugere og besøgende: kontooplysninger, betalingsforhold, korrespondance, henvendelser og brug af hjemmesiden.

Som databehandler behandler vi de oplysninger, en kunde selv lægger i systemet, for eksempel navn og e-mail på en kontaktperson hos kundens leverandør. Her er kunden dataansvarlig, og vi behandler alene oplysningerne efter kundens instruks og efter en databehandleraftale. Ønsker du indsigt i eller sletning af oplysninger, der er registreret af en af vores kunder, skal du rette henvendelse til den pågældende virksomhed. Vi kan videresende din henvendelse, men vi kan ikke selv træffe afgørelsen.

3. Hvilke oplysninger vi behandler, og hvorfor

3.1 Kunde- og brugeroplysninger

Oplysninger: virksomhedsnavn, CVR-nummer, adresse, navn, e-mail, telefonnummer, brugerrolle, loginhistorik.

Formål: at oprette og administrere abonnementet, give adgang til systemet og kontakte kunden om forhold vedrørende aftalen.

Grundlag: databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af aftale) og litra f (legitim interesse i sikker drift).

Opbevaring: i abonnementets løbetid og derefter i overensstemmelse med pkt. 5.

3.2 Betalingsoplysninger

Oplysninger: betalingshistorik, abonnementstype, fakturaoplysninger. Vi modtager og lagrer ikke kortnumre. Kortbetaling håndteres af vores betalingsudbyder, som er selvstændigt dataansvarlig for kortdata.

Formål: opkrævning og bogføring.

Grundlag: art. 6, stk. 1, litra b, samt litra c for så vidt angår bogføringslovens opbevaringskrav.

Opbevaring: bogføringsmateriale opbevares i fem år fra udløbet af det regnskabsår, materialet vedrører.

3.3 Henvendelser og korrespondance

Oplysninger: indholdet af e-mails, supporthenvendelser og chatsamtaler, herunder de kontaktoplysninger du selv oplyser.

Formål: at besvare henvendelsen og dokumentere, hvad der er aftalt eller oplyst.

Grundlag: art. 6, stk. 1, litra b eller litra f.

Opbevaring: periode mangler

3.4 Chatten på hjemmesiden

Chatten på emballagetjek.dk besvares af en AI-assistent. Samtalerne gemmes, så vi kan se, hvad der er oplyst, og forbedre svarene.

Oplysninger: samtalens indhold, tidspunkt, hvilken side chatten blev åbnet fra, og de oplysninger du selv skriver.

Formål: at besvare spørgsmål om produktet, at følge op på henvendelser, og at kontrollere kvaliteten af svarene.

Grundlag: art. 6, stk. 1, litra f (legitim interesse i salg og kvalitetssikring).

Opbevaring: periode mangler

Skriv ikke fortrolige oplysninger eller personoplysninger om andre i chatten.

3.5 Demoforespørgsler og Enterprise-leads

Oplysninger: virksomhedsnavn, CVR, navn, e-mail, telefonnummer og de oplysninger om systemer og omfang, du selv angiver.

Formål: at kontakte dig om din forespørgsel og udarbejde et tilbud.

Grundlag: art. 6, stk. 1, litra b (foranstaltninger truffet på din anmodning) eller litra f.

Opbevaring: periode mangler

3.6 Kundens indhold i systemet

Register, emballageprofiler, fakturaer, leverandørerklæringer og datablade kan indeholde personoplysninger, typisk navn, e-mail eller telefonnummer på en kontaktperson. Her er vi databehandler, jf. pkt. 2. Behandlingen sker efter kundens instruks og databehandleraftalen.

3.7 Leverandørers upload af dokumentation

Når en af vores kunder anmoder sin leverandør om dokumentation, sender systemet et link. Åbner leverandøren linket og lægger et dokument op, behandler vi navn, e-mail og de oplysninger, dokumentet indeholder, på kundens vegne og efter kundens instruks.

3.8 Log- og sikkerhedsoplysninger

Oplysninger: IP-adresse, tidsstempler, browsertype, hændelser i systemet.

Formål: drift, fejlfinding, sikkerhed og misbrugsforebyggelse, herunder begrænsning af antal forespørgsler.

Grundlag: art. 6, stk. 1, litra f.

Opbevaring: periode mangler

3.9 Cookies og statistik

Vi anvender kun de cookies, der er nødvendige for, at hjemmesiden og login fungerer.

4. Hvor oplysningerne kommer fra

Vi modtager oplysningerne fra dig selv, fra den virksomhed du arbejder for, eller, hvis du er leverandør til en af vores kunder, fra den kunde, der har anmodet om dokumentation. Vi indhenter ikke oplysninger fra tredjeparter til brug for markedsføring.

5. Opbevaring og sletning

5.1 Vi opbevarer oplysninger, så længe det er nødvendigt til det formål, de er indsamlet til, og så længe vi er retligt forpligtede hertil.

5.2 Efter et abonnements ophør opbevarer vi kundens data i tre år, hvorefter de slettes. Formålet er, at kunden i den periode kan få udleveret en tidligere opgørelse, fordi emballagemængder kan blive efterspurgt af myndigheder flere år efter et regnskabsår.

5.3 Bogføringsmateriale opbevares i fem år fra udløbet af det regnskabsår, det vedrører.

6. Videregivelse

6.1 Vi videregiver ikke personoplysninger til tredjemand med henblik på markedsføring.

6.2 Oplysninger kan videregives til myndigheder, hvis vi er retligt forpligtede hertil, og til vores rådgivere i det omfang det er nødvendigt.

6.3 Vi anvender databehandlere og underdatabehandlere som beskrevet i pkt. 8.

7. Sikkerhed

7.1 Vi har truffet tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte oplysningerne, herunder adgangsstyring pr. bruger og virksomhed, kryptering af trafik, adskillelse af kundedata, logning af hændelser og begrænset intern adgang efter behov.

7.2 Ved brud på persondatasikkerheden underretter vi Datatilsynet inden 72 timer, hvor det er påkrævet, og de berørte kunder uden unødig forsinkelse.

8. Databehandlere og placering af data

Vi anvender følgende leverandører. Listen skal verificeres, inden politikken offentliggøres, og skal holdes opdateret.

8.1 Data behandles inden for EU og EØS. Sker der undtagelsesvis overførsel til tredjelande, sker det på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller en tilstrækkelighedsafgørelse.

8.2 Kunder underrettes om ændringer i underdatabehandlere efter databehandleraftalen.

9. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen ret til:

• indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig
• rettelse af urigtige oplysninger
• sletning i visse tilfælde
• begrænsning af behandlingen
• indsigelse mod behandling, der sker på grundlag af legitime interesser
• dataportabilitet, hvor behandlingen sker på grundlag af aftale eller samtykke
• at trække et samtykke tilbage, hvor behandlingen sker på samtykke

Henvendelse sker til support@emballagetjek.dk. Vi svarer inden for en måned.

Er du registreret hos os, fordi du er kontaktperson for en leverandør til en af vores kunder, skal din henvendelse rettes til den pågældende virksomhed, jf. pkt. 2. Vi videresender gerne.

10. Klage

Du kan klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, dt@datatilsynet.dk, datatilsynet.dk.

11. Ændringer

Vi kan opdatere denne politik. Den gældende version findes altid på emballagetjek.dk. Ved væsentlige ændringer orienterer vi kunder direkte.